Ladroes do tempo

Entrevista para matéria da Revista Melhor Vida & Trabalho: O que faço para evitar e-mails ladrões de tempo

 
A internet colocou informação demais ao alcance dos mesmos cinco sentidos e um cérebro que meu bisavô já possuía. É impossível processar tudo. Para evitar que o volume de informação que chega por e-mail roube meu tempo dedicado ao trabalho, adotei alguns procedimentos simples que poderão ajudá-lo a também evitar ser assaltado pelos ladrões de tempo:

  • Cancelo as assinaturas de boletins por e-mail que recebo e não leio.
  • Não guardo o que recebo para ler amanhã, pois amanhã receberei algo que irei querer guardar para depois de amanhã.
  • Reduzo as opções dos assuntos que leio por e-mail. Leio apenas o que está relacionado ao meu trabalho. Se tiver olhos e ouvidos para tudo, não conseguirei concentrar-me em nada. Sempre terei a web inteira para pesquisar quando precisar.
  • Identifico pelo título os ladrões de tempo.
  • Apago sem abrir tudo o que tiver cara de propaganda, correntes, mensagens ou ofertas para ficar rico.
  • Evito cadastrar meu e-mail em formulários e, quando em dúvida sobre a política de privacidade de um site, informo um endereço de e-mail grátis que não costumo utilizar.
  • Evito verificar minha correspondência a cada cinco minutos.
  • A menos que esteja esperando por algo importante, mantenho meu programa de e-mail fechado. Isso evita distrações desnecessárias e a interrupção de meu trabalho.
  • O mesmo faço com programas de mensagens rápidas, como ICQ, que mantenho na opção "Es-tou Trabalhando" e não uso para bater papo.
  • Leio correndo os olhos por palavras-chave. Antes de me dedicar à leitura palavra por palavra, passo os olhos sobre o texto identificando os tópicos principais. Se o assunto não agregar valor algum ao que sou e ao que faço, apago imediatamente.
  • Leio notícias do modo como os jornalistas as escrevem. Notícias são escritas com a técnica da pirâmide invertida. Tudo o que é importante está na chamada e no primeiro parágrafo. O resto é uma repetição em detalhes, o que equivale dizer que basta ler o primeiro parágrafo para estar informado.
  • Envio e-mails para mim mesmo. Quando encontro algo de interessante na web, não paro para ler se não for aquele o meu objetivo imediato. Envio a mim mesmo um e-mail, como lembrete para uma visita posterior. Enviar e-mails para si mesmo é uma boa forma de se criar uma caderneta de lembretes.
  • Não visito todos os links que recebo por e-mail. Nem tudo o que foi de interesse para a outra pessoa será de interesse para mim. Em que pese a boa vontade das pessoas que enviam links para você, tenha em mente que pode ser um assunto que só interessa a ela.
  • Não abro links de cartões web. Não se trata de desprezar quem envia, mas de usar a internet com eficiência. O e-mail já é um veículo excelente para se enviar mensagens de aniversário, boas-festas ou parabéns.
  • Crio filtros para jogar na lixeira o que não interessar. Todo programa de e-mail permite que você crie filtros, por remetente, assunto ou palavras. A partir daí, todos os e-mails que chegam daquele remetente, com aquele título, ou contendo aquelas palavras, vão direto para a lixeira.
  • Uso etiquetas de prioridades. Todo programa de e-mail permite colocar diferentes etiquetas nos e-mails que você recebe. É possível classificá-los por ordem de prioridade, assunto ou grau de valor. Assim, após verificar toda a correspondência, posso voltar rapidamente naquelas que exigem providências urgentes.
  • Uso assinaturas alternativas. Quanto maior nossa rede de relacionamentos, maior o número de respostas iguais que iremos dar. Procuro identificar similaridades e vou criando respostas-padrão ou apenas trechos, que salvo como assinaturas alternativas. Assim evito escrever repetidas vezes a mesma resposta ou parte dela.
  • Aplico o princípio 80/20 naquilo que recebo. O princípio de Pareto pode ser adaptado também para e-mails. Apenas 20% do que recebo será responsável por 80% do valor agregado ao meu trabalho, conhecimento ou relacionamentos, tanto para mim quanto para meu interlocutor. Procuro identificar esses 20% de geradores de valor e dou prioridade a eles.
  • Não abro arquivos anexados. Exceto quando estou esperando por aquele arquivo, ou seja, algo importante vindo de alguém que eu conheça. Fotos, apresentações, programas executáveis, qualquer coisa que não esteja no corpo do e-mail pode ser um ladrão de tempo. Este procedimento já me livrou de muitos vírus. C
  • Criei uma pasta com mensagens para ler depois. Geralmente são artigos cuja leitura atrapalharia o que estou fazendo no momento. Transfiro para lá o que acho que vou ler depois que, de qualquer modo, acabo apagando.
  • Não obedeço 100% minhas próprias regras. Você deve ter percebido que a dica anterior contradiz minha primeira dica. Se eu seguir minhas próprias regras ao pé da letra, corro o risco de engessar a intuição e perder em criatividade e oportunidade o que ganhei em tempo. Portanto, se quer mesmo seguir regras, aqui vai uma que serve por todas: Use de bom senso ao utilizar seu e-mail.

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